RODO

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez "ERBUD - WSPÓLNE WYZWANIA" Fundację im. Eryka Grzeszczaka

1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem danych osobowych (dalej „Dane”) przetwarzanych przez nas w związku z prowadzeniem działalności fundacyjnej jest „ERBUD - WSPÓLNE WYZWANIA" Fundacja im. Eryka Grzeszczaka z siedzibą w Warszawie przy ul. Franciszka Klimczaka 1 (02-797), zwana dalej Administratorem lub Fundacją.

W związku z tym, że Fundacja jest powiązana z Grupą Kapitałową ERBUD, w określonych przypadkach, Dane mogą być przekazywane także do innych spółek z Grupy ERBUD. Lista wszystkich spółek z Grupy ERBUD znajduje się tutaj.

2. Czym są Dane?

Dane oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

3. Jak przetwarzamy Dane?

Dane są przetwarzane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami w tym Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO)1.

Fundacja dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których Dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane Dane są:

  • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której Dane dotyczą;
  • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
  • adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
  • prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
  • przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której Dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których Dane te są przetwarzane;
  • przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo Danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

4. Kiedy przetwarzamy Dane?

Dane przetwarzamy w wielu sytuacjach. Mogą być to sytuacje, w których udostępnili nam Państwo swoje Dane osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. złożenia swojej aplikacji, skierowania zapytania mailowo lub telefonicznie), w ramach naszej współpracy podczas podpisywania lub realizowania umowy, ale także wtedy, gdy pozyskaliśmy Państwa Dane z innych źródeł (np. od placówki opiekuńczo-wychowawcze z którą podjęliśmy współpracę w ramach działalności statutowej) lub w ramach pozostałej działalności fundacyjnej. Sposób w jaki przetwarzamy Dane w poszczególnych przypadkach, opisujemy poniżej.

5. Przetwarzanie Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem.

a. Jakie Dane przetwarzamy w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?

Jako Administrator przetwarzamy Dane naszych partnerów biznesowych, ich pracowników / współpracowników. Dane innych osób przekazane nam w ramach realizacji umów, a także innych osób współpracujących z Fundacją w celu realizacji działań statutowych oraz osób nawiązujących kontakt z nami za pośrednictwem telefonu lub poczty elektronicznej.

W związku z relacjami biznesowymi i kontaktem możemy przetwarzać następujące Dane: Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Dane dotyczące stanowiska pracy i uprawnień zawodowych oraz inne Dane przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.

Powyższe Dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których Dane dotyczą, a także od innych osób, np. od ich pracodawców / zleceniodawców.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?

W związku z relacjami biznesowymi i kontaktem przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • nawiązania współpracy;
  • zawarcia i wykonywania umowy;
  • rozliczenia umów;
  • udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania lub wnioski oraz prowadzenie dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie;
  • marketingu i kontaktu się w sprawie innych informacji i usług Fundacji;
  • obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.

Podstawą przetwarzania Danych przez Fundację jest:

  • niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której Dane dotyczą;
  • realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora;
  • prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu produktów i usług Administratora lub strony trzeciej, kontaktu, w tym prowadzenia korespondencji oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

Podanie Danych jest dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?

Dane zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane osób, które skontaktowały się z Fundacją będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ew. prowadzenia korespondencji, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

d. Kto jest odbiorcą Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?

Dane przetwarzane przez nas w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem mogą być przekazywane innym spółkom z Grupy ERBUD, naszym partnerom biznesowym i usługodawcom oraz innym naszym kontrahentom wspierającym nas w organizacji pracy, usług IT i marketingu.

6. Przetwarzanie Danych w związku z rekrutacją.

a. Jakie Dane przetwarzamy w związku z rekrutacją?

Jako Administrator przetwarzamy Dane osób ubiegających się o zatrudnienie przekazane wszelkimi dostępnymi kanałami rekrutacji, w tym w szczególności przetwarzamy wszelkie Dane przekazane nam w ramach aplikacji oraz zebrane w ramach procesu rekrutacji.

W związku z rekrutacją możemy przetwarzać następujące Dane (przetwarzanie niektórych Danych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Dane dotyczące wykształcenia, Dane dotyczące umiejętności i dotychczasowego zatrudnienia, Dane dotyczące uprawień oraz inne Dane przekazane nam w trakcie procesu rekrutacji.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych w związku z rekrutacją?

W związku z rekrutacją przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • rozpatrzenia kandydatury i realizacji procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody, także dla potrzeb przyszłych rekrutacji lub rekrutacji w ramach Grupy ERBUD;
  • obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.

Podstawą przetwarzania Danych przez Administratora są:

  • wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa (określających zakres zbieranych danych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie - w szczególności Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych);
  • podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • zgoda na przetwarzanie danych (w przypadku danych szerszych niż określone przepisami prawa);
  • prawnie uzasadniony interes administratora (obrona przed dochodzeniem ewentualnych roszczeń).

Podanie Danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji i nawiązania ewentualnej dalszej współpracy.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane w związku z rekrutacją?

Co do zasady, Dane będą przetwarzane w celach określonych powyżej przez okres trwania procesu rekrutacyjnego lub w zależności od dobrowolnie wyrażonej zgody dot. udziału w przyszłych rekrutacjach, jednak nie dłużej niż 2 lata.

d. Kto jest odbiorcą Danych w związku z rekrutacją?

Dane przetwarzane przez nas w związku z rekrutacją mogą być przekazywane innym spółkom z Grupy ERBUD, doradcom prawnym oraz podmiotom wspierającym nas w procesie rekrutacji oraz świadczącym na naszą rzecz usługi IT.

7. Przetwarzanie danych w związku z organizacją Programów wsparcia.

a. Jakie Dane przetwarzamy w związku z organizacją Programów?

Jako Administrator przetwarzamy:

  • Dane osób uczestniczących w programach stałych Fundacji (Program RAZEM oraz Program Recepta na Sukces) oraz programach doraźnych;
  • Dane zaangażowanych / kontaktowych osób w ramach współpracy z placówkami opiekuńczo – wychowawczymi;
  • Dane mentorów.

W związku z organizacją programów stałych oraz doraźnych Fundacji możemy przetwarzać następujące Dane (przetwarzanie niektórych Danych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Dane dotyczące przyznania dodatkowej pomocy, w tym dane o stanie zdrowia, dane dot. edukacji w ramach Programu RAZEM, Dane związane z pomocą psychologiczną udzielaną w ramach Programu Recepta na Sukces, w tym dane o stanie zdrowia, Wizerunek, inne Dane przekazane w związku z uczestnictwem w programach stałych oraz doraźnych Fundacji.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych w związku z organizacją Programów?

W związku z organizacją programów stałych oraz doraźnych Fundacji przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • realizacja działań w ramach programów stałych oraz doraźnych (tym szkoleń, warsztatów, spotkań, sesji terapeutycznych)
  • realizacja działań marketingowych w ramach realizowanych programów stałych oraz doraźnych Fundacji, w tym przesyłanie zaproszeń na wydarzenia oraz newslettera;
  • nawiązania współpracy;
  • umożliwienie uczestnictwa organizacji partnerskiej w programie i organizowanych w jego ramach szkoleniach, warsztatach i spotkaniach;
  • wsparcie merytoryczne programu i jego beneficjentów, promocja i reklama programu, etc.
  • rozliczeń umów;
  • udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania oraz prowadzenie dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie;
  • wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. prowadzenie rozliczeń księgowych / podatkowych);
  • obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.

Podstawą przetwarzania Danych przez Fundację jest:

  • zgoda na przetwarzanie Danych;
  • niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której Dane dotyczą;
  • realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora;
  • prawnie uzasadniony interes Administratora w tym w postaci realizacji programów stałych oraz doraźnych, marketingu produktów i usług Administratora lub strony trzeciej, kontaktu, prowadzenia korespondencji oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane w związku z organizacją Programów?

Dane zebrane w celach organizacji i realizacji działań w ramach programów stałych i doraźnych lub wydarzeń związanych z działalnością statutową będą przetwarzane do czasu zakończenia danej edycji programu, zakończenia danego wydarzenia lub wykonania zawartej umowy, a następnie do momentu przedawnienia roszczeń wynikających z uczestnictwa w programie i/lub zawartej umowy.

Dane osób, które skontaktowały się z Fundacją w związku z prowadzonymi programami stałymi i doraźnymi będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ew. prowadzenia korespondencji, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

d. Kto jest odbiorcą Danych w związku z organizacją Programów?

Dane przetwarzane przez nas w związku z organizacją programów stałych i doraźnych Fundacji mogą być przekazywane innym spółkom z Grupy ERBUD, doradcom księgowym, doradcom prawnym, podmiotom zapewniającym wsparcie oraz działanie narzędzi i systemów informatycznych i płatniczych oraz podmiotom / dostawcom usług w ramach współpracy związanej z realizacją danego programu oraz podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi IT.

8. Przetwarzanie Danych mentorów oraz innych osób wspierających nas w realizacji Programów i działalność statutowej.

a. Jakie Dane przetwarzamy w związku ze współpracą nawiązaną z mentorami?

Jako Administrator przetwarzamy Dane mentorów zaangażowanych w działalność fundacyjną osób zaangażowanych w organizację programów mentoringowych.

W związku z organizacją programów mentoringowych możemy przetwarzać następujące Dane (przetwarzanie niektórych Danych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Dane biznesowe w przypadku mentorów (w tym np. wykształcenie, doświadczenie zawodowe, nazwa firmy, profil działalności), Wizerunek.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych w związku ze współpracą nawiązaną z mentorami?

W związku ze współpracą nawiązaną z mentorami przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • organizacja programów mentoringowych, w tym szkoleń, warsztatów i spotkań;
  • realizacja działań w ramach programu mentoringowego (w tym w szczególności koordynacja współpracy ze startupami);
  • realizacja działań marketingowych, w tym przesyłanie zaproszeń na wydarzenia oraz newslettera.

Podstawą przetwarzania Danych przez Fundację jest:

  • podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • niezbędność do realizacji umowy;
  • realizacja prawnie uzasadnionych interesów (cele marketingowe, obrona przed ew. roszczeniami, realizacja zadań statutowych Fundacji i programu);
  • zgoda na przetwarzanie danych.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane w związku ze współpracą nawiązaną z mentorami?

Dane zebrane w celach organizacji programów mentoringowych, będą przetwarzane do czasu zakończenia danej edycji programu mentoringowego lub wykonania zawartej umowy, a następnie do momentu przedawnienia roszczeń wynikających z uczestnictwa w programie i/lub zawartej umowy, czasu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody - w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

d. Kto jest odbiorcą Danych w związku ze współpracą nawiązaną z mentorami?

Dane przetwarzane przez nas w związku ze współpracą nawiązaną z mentorami mogą być przekazywane innym spółkom z Grupy ERBUD, doradcom księgowym, doradcom prawnym, podmiotom uczestniczącym w organizacji wydarzeń, w szczególności hotele, restauracje, agencje eventowe, firmy transportowe oraz podmiotom zapewniającym wsparcie oraz działanie narzędzi i systemów informatycznych i płatniczych.

9. Przetwarzanie danych darczyńców oraz uczestników wydarzeń organizowanych przez Fundację.

a. Jakie Dane darczyńców oraz uczestników wydarzeń organizowanych przez Fundację przetwarzamy?

Jako Administrator możemy przetwarzać Dane darczyńców, uczestników aukcji charytatywnych oraz uczestników balów charytatywnych oraz tych, którzy dokonują przelewu na konto Fundacji, osoby przekazujące 1% na rzecz Fundacji.

Wobec powyższego przetwarzamy następujące Dane:

  • Dane identyfikacyjne,
  • Dane teleadresowe,
  • Numer rachunku bankowego;
  • Dane dotyczące wysokości kwoty 1% (w przypadku oznaczenia przez darczyńcę intencji przekazania tych danych do Fundacji w ramach zeznania podatkowego);
  • Wizerunek.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych darczyńców oraz uczestników wydarzeń organizowanych przez Fundację?

W związku z działalnością fundacyjną przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • realizacja działań fundacyjnych;
  • organizacji bali i aukcji charytatywnych.

Podstawą przetwarzania Danych przez Fundację jest:

  • realizacja prawnie uzasadnionych interesów;
  • wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (wystawienie i przechowywanie faktur i dokumentów księgowych);
  • zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane darczyńców oraz uczestników wydarzeń organizowanych przez Fundację?

Dane darczyńców oraz uczestników wydarzeń organizowanych przez Fundację, w zależności od rodzaju danych, będą przetwarzane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, a następnie do momentu przedawnienia, czasu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody - w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

d. Kto jest odbiorcą Danych darczyńców oraz uczestników wydarzeń organizowanych przez Fundację?

Dane darczyńców oraz uczestników wydarzeń organizowanych przez Fundację być przekazywane innym spółkom z Grupy ERBUD, doradcom księgowym, doradcom prawnym, podmiotom uczestniczącym w organizacji wydarzeń, w szczególności hotele, restauracje, agencje eventowe oraz podmiotom zapewniającym wsparcie oraz działanie narzędzi i systemów informatycznych i płatniczych.

10. Przetwarzanie danych w związku z działalnością marketingową Fundacji oraz Grupy ERBUD.

a. Jakie Dane przetwarzamy w związku z działalnością marketingową?

Jako Administrator przetwarzamy Dane osób zaangażowanych w działalność marketingową Fundacji polegającą na tworzeniu i wykorzystywaniu filmów i zdjęć do działań promocyjnych.

W związku z prowadzeniem ww. opisanej działalności marketingowej możemy przetwarzać następujące Dane (przetwarzanie niektórych Danych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Wizerunek.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych w związku z działalnością marketingową?

W związku z prowadzoną przez nas działalnością marketingową przetwarzamy Dane w następujących celach:

  • budowanie wizerunku Fundacji i promocji jej działalność w szczególności w celu tworzenia filmów / zdjęć promocyjnych;
  • promocja i budowanie wizerunku Grupy ERBUD;
  • wysyłki informacji o działalności Fundacji w formie papierowej.

Podstawą przetwarzania Danych przez Fundację jest:

  • zgoda na przetwarzanie Danych;
  • prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu oraz budowanie wizerunku Fundacji i promocji jej działalności oraz promocji i budowania wizerunku Grupy ERBUD.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane w związku z działalnością marketingową?

Dane zebrane w celach prowadzenia działalności marketingowej, w szczególności w celu tworzenia filmów / zdjęć promocyjnych, będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody, przez okres wymagany przepisami prawa lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

d. Kto jest odbiorcą Danych w związku z działalnością marketingową?

Dane przetwarzane przez nas w związku z działalnością marketingową mogą być przekazywane innym spółkom z Grupy ERBUD, doradcom księgowym, doradcom prawnym, podmiotom zapewniającym wsparcie oraz działanie narzędzi i systemów informatycznych, podmioty zapewniające wsparcie oraz działanie narzędzi i systemów informatycznych, operatorom pocztowym oraz podmiotom / dostawcom usług w ramach współpracy związanej z realizacją działalności marketingowej oraz podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi IT.

11. Czy Państwa Dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Co do zasady Państwa Dane nie będą przekazywane przez Administratora do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Wyjątkowo Państwa Dane możemy przekazać naszym partnerom, którzy przetwarzają je poza EOG, ale tylko w niezbędnym zakresie, związanym ze świadczeniem przez tych partnerów na naszą rzecz usług lub inną łączącą nas relacją biznesową. Dane osobowe będą przekazywane do krajów, co do których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony, a w przypadku jej braku bezpieczeństwo Państwa Danych zapewniają stosowane przez nas zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Mają Państwo prawo uzyskać kopię zabezpieczeń swoich Danych przekazywanych do państw spoza EOG, kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu e-mail: fundacja@fundacjerbud.pl

12. Czy przetwarzamy Dane osób małoletnich?

W ramach działalności statutowej / marketingowej możemy przetwarzać także Dane osób małoletnich. W takim przypadku dążymy do tego aby dalsze przetwarzanie Danych takich osób odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i z podwyższonymi zasadami bezpieczeństwa – np. w przypadku przetwarzania Danych na podstawie zgody ustawowego opiekuna prawnego osoby małoletniej.

Fundacja nie przetwarza Danych osób małoletnich bez uzyskania wcześniejszej zgody na ich przetwarzanie wyrażonej w imieniu ww. osób przez ich ustawowego opiekuna prawnego.

13. Jakie uprawnienia Państwu przysługują?

W każdym przypadku mają Państwo prawo do:

  • dostępu do Danych (w tym np. otrzymania informacji, które Dane są przetwarzane);
  • żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania Danych (np. jeśli są nieprawidłowe);
  • usunięcia Danych (np. w przypadku gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem);
  • przenoszenia Danych które dostarczyli Państwo administratorowi, i które są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy, np. do innego administratora;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych opartego na przesłance niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

Jeżeli przetwarzanie Danych odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Administrator nie będzie przetwarzał Danych poprzez zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym poprzez profilowanie, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, wywołujące skutki prawne dla osoby, której dane dotyczą.

15. Kontakt:

Mogą się Państwo skontaktować z Fundacją pod adresem e-mail: fundacja@fundacjaerbud.pl lub pod telefonem: +48 22 161 53 07.


1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE